تعد الاجتماعات العملية إحدى الأدوات الرئيسية التي يستخدمها فريق العمل لتحقيق أهداف المنظمة، ومع ذلك فإن الكثير من الأشخاص يشعرون بالإحباط من عدم فاعلية هذه الاجتماعات وضياع وقتهم في مناقشات غير مثمرة، لذلك يصبح من الضروري تطوير استراتيجيات لجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية.
في هذا المقال، سنستكشف بعض التوجهات والأفكار التي يمكن أن تساهم في الإجابة على كيفية جعل اجتماعات العمل أكثر فعالية، بالإضافة إلى كيفية تخطيط وإدارة هذه الاجتماعات بشكل أفضل، وكذلك كيفية ضبط بناء جدول الأعمال لضمان تغطية جميع الموضوعات المهمة.
كيفية جعل اجتماعات العمل أكثر فعالية:
اجتماع العمل هو عبارة عن لقاء بين مدير الشركة وفريق العمل لمناقشة موضوع أو مشكلة ما، بهدف اتخاذ القرارات المناسبة وتحديد الأهداف وتبادل الآراء حول هذا الموضوع، وهنا نقدم لكم مجموعة نصائح حول كيفية جعل اجتماعات العمل أكثر فعالية كما يلي:
1- تحديد أهداف الاجتماع بشكل واضح ودقيق قبل عقده:
لا تقتصر اجتماعات العمل على المدير فقط إنما على جميع الأعضاء المشاركين والمتفاعلين في الاجتماع، لذا حتى يكون الاجتماع أكثر فاعلية عليك تحديد ووضع أهداف الاجتماع، والغايات المرادة منه، بالإضافة إلى الموضوعات التي سيتم مناقشتها به وذلك قبل عقده، بحيث يكون لدى الحاضرين والموظفين فكرة كاملة عن غرض الاجتماع، من خلال إرسال أجندة إلى الموظفين تتضمن كافة المواضيع التي سيتناولها الاجتماع.
2- المشاركة:
إن من أهداف الاجتماع هو الحصول على آراء وأفكار كافة الحاضرين، والمشاركة في اتخاذ القرارات، لذا يتوجب على الشخص الذي يدير الاجتماع جذب انتباه الحاضرين من خلال طرح الأسئلة ومناقشتهم بها لتحقيق التفاعل فيما بينهم، والحصول على آرائهم.
3- تدوين الملاحظات:
إن تدوين الملاحظات الهامة سيساعدك في الحصول على النقاط الرئيسية التي تم التطرق إليها خلال الاجتماع، لذا على مدير الاجتماع اختيار موظف مناسب ليقوم بتسجيل الملاحظات خلال الاجتماع ومن ثم توزيعها على كافة الحاضرين عند انتهاء الاجتماع.
4- تنظيم الاجتماع بشكل جيد:
يجب أن تهتم بآلية تنظيم المناقشات بشكل جيد، من أجل أن يكون الاجتماع مثمر، ولا تختلط الآراء والأفكار وتكثر المقاطعات للمتحدثين، لأنه في حال لم يتم تنظيم المناقشات جيداً يصبح الاجتماع عبارة عن دردشة عامة وليس اجتماع مهني هام.
5- جعل الاجتماع أكثر متعة:
على من يدير الاجتماع أن يقوم بكسر حاجز الملل حتى يكون الاجتماع أكثر نجاح وفاعلية، وذلك يمكن أن يكون من خلال التنويع وإجراء بعض التغييرات.
فمثلاً يقوم مدير الاجتماع بجعل كافة الحاضرين يقومون بطرح أفكارهم وآرائهم ومشاركتها فيما بينهم، والابتعاد كلياً عن القراءات النصية، مع ضرورة استخدام الصور ومقاطع الفيديو والمواد المرئية، لذا يجب أن تكون مرناً ومنفتحاً على كافة الاقتراحات والأفكار التي يقدمها الحاضرين.
6- فتح المجال لطرح الأسئلة:
تعتبر الأسئلة البناءة والذكية دافع مهم للاجتماعات الناجحة، لذا يتوجب على الشخص الذي يدير الاجتماع تخصيص بعض الوقت لطرح الأسئلة الذكية والمبدعة والبناءة فقط، مع ضرورة منع طرح الأسئلة خارج موضوع الاجتماع.
7- تجنب إطالة المدة الزمنية للاجتماع:
تعتبر الاجتماعات القصيرة أكثر فاعلية ونجاح من الاجتماعات الطويلة التي تجعل جميع الحاضرين يشعرون بالملل، ويفقدون تركيزهم، حيث أن المدة الزمنية التي يستطيع الشخص التركيز بها هي أقل من ساعة، لذا احرص على جعل اجتماعاتك قصيرة لا تتجاوز النصف ساعة.
8- إنهاء الاجتماع:
قبل إنهاء الاجتماع ضع ملخص كامل عن أهم القرارات والأفكار التي تمت مناقشتها، مع ضرورة التأكيد على الأهداف التي تم تحديدها والاتفاق عليها، واحرص على تحديد موعد للاجتماع القادم مع وضع الهدف الأساسي منه، وذلك قبل توجيه كلمة شكر للمشاركين في هذا الاجتماع.
أهمية عقد اجتماعات عمل أكثر فعالية:
بعد أن تحدثنا عن كيفية جعل اجتماعات العمل أكثر فعالية، سنتحدث الآن عن أهمية عقد اجتماعات عمل أكثر فعالية من خلال ما يلي:
1- تحقيق التواصل والتنسيق:
تساعد الاجتماعات الناجحة في تحقيق التواصل الفعّال بين أعضاء الفريق وتنسيق جهودهم، إذ يمكن للاجتماعات أن تكون فرصة لتبادل المعلومات والأفكار والخبرات بين الأعضاء، مما يسهم في تحسين أداء الفريق.
2- اتخاذ القرارات:
يستخدم الاجتماع كوسيلة لاتخاذ القرارات المهمة، إذ يشارك أعضاء الفريق في مناقشة المشكلات والتحديات التي تواجههم، وبالتالي يصبح بإمكانهم اتخاذ قرارات مستنيرة وأفضل.
3- إطلاق الأفكار والإبداع:
قد تشجّع الأجواء المثيرة للاجتماع على إطلاق الأفكار والإبداع، إذ يمكن للأعضاء أن يشاركوا أفكارهم وتجاربهم ويقدموا اقتراحات جديدة، مما يساهم في تطوير العمل وتحسينه.
4- بناء الروابط القوية:
تعتبر الاجتماعات فرصة لبناء الروابط القوية بين أعضاء الفريق، من خلال التفاعل المباشر والتعرف على بعضهم البعض، إذ يصبح بإمكان الأفراد التفاهم والتعامل معاً بشكل أفضل، مما يؤدي إلى تحسين التعاون والروح المشتركة.
5- تحقيق الأهداف:
من خلال عقد اجتماعات عمل ناجحة، يُصبح بإمكان الفريق تحديد الأهداف ووضع استراتيجيات لتحقيقها، كذلك يُسهِّل الاجتماع إدارة المشروعات والوظائف المختلفة، مما يؤدي إلى تحقيق نتائج أفضل وفي وقت أقصر.
أسباب فشل الاجتماعات:
يوجد هناك عدة أسباب قد تؤدي إلى فشل الاجتماعات، دعنا نلقي نظرة على بعض هذه الأسباب:
- عدم وضوح الأهداف: قد يحدث فشل الاجتماعات عندما لا يتم تحديد أهداف واضحة ومحددة للقاء، فعندما يكون هناك عدم وضوح بشأن الغايات والنتائج المرجوة من الاجتماع، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تشتت الانتباه وضياع الوقت دون تحقيق أي نتائج فعالة.
- ضعف التخطيط والتحضير: الاجتماعات تحتاج إلى تخطيط جيد قبلها وتحضير مناسب، فعدم وجود جدول أعمال واضح وعدم إعداد مواد ومستندات ذات صلة قد يؤدي إلى فشل الاجتماع بسبب التخبط وعدم التنظيم.
- عدم إدارة الوقت بشكل فعال: إدارة الوقت هي عنصر رئيسي في نجاح الاجتماعات، فعدم الالتزام بالجدول الزمني المحدد، وتمديد الاجتماعات لأكثر من الوقت المخصص، يمكن أن يصبح عائقاً لتحقيق النتائج المرجوة ويتسبب في فقدان اهتمام الحضور.
- ضعف التواصل والتفاعل: إن عدم التواصل الفعّال وغياب التفاعل بين أعضاء الاجتماع يمكن أن يؤدي إلى فشله، وقد يكون ذلك بسبب عدم المشاركة الفعّالة من الحضور، عدم طرح الأسئلة أو عدم استعراض الآراء المختلفة، لذا يجب أن يكون هناك بيئة مشجعة للتواصل الفعّال والحوار لضمان نجاح الاجتماع.
- عدم اتباع إجراءات اجتماعية: قد يؤدي عدم اتباع بروتوكول الاجتماعات أو عدم احترام أدوار الحضور إلى ضعف القدرة على تحقيق الهدف المحدد، لذا يجب أن يكون هناك احترام وتقدير لأفكار الآخرين والاستماع الفعّال لوجهات النظر المختلفة.
- عدم اتخاذ إجراءات عملية: في العديد من الحالات، يتم إجراء الاجتماعات دون المتابعة اللازمة أو اتخاذ إجراءات فعّالة، لذا يجب أن يتم تعيين مسؤوليات محددة وتحديد خطط عمل قابلة للتنفيذ ومتابعتها بعد انتهاء الاجتماع.
قدمنا لكم في هذا الموضوع مجموعة نصائح هامة ومفيدة فيما يتعلق حول كيفية جعل اجتماعات العمل أكثر فعالية، والتي من شأنها أن تساهم في تطوير ثقافة اجتماعية فعّالة داخل فرق العمل، حيث يُشجَّع فيها جميع المشاركين على المساهمة بأفكارهم وآرائهم، وحثَّ على التواصل الصادق والبُناء، ومن خلال تطبيق هذه الاستراتيجيات، يُمْكِنُ للفرق أن تحقق أهدافها بشكل أكثر فعالية.
